Declaración de privacidad

1. Quién es el responsable

Arnes es el responsable del tratamiento de los datos que recoge directamente: los del sitio web, los de las solicitudes de demo y los de las cuentas de usuario de la plataforma. Sus datos de contacto están al final de esta declaración.

Cuando una organización cliente usa la plataforma y carga en ella información sobre personas (por ejemplo, responsables de controles, terceros o empleados), esa organización es la responsable de esos datos y Arnes actúa como encargado: los trata solo para prestar el servicio y según las instrucciones del cliente.

2. Qué datos tratamos

Según cómo te relaciones con Arnes, podemos tratar:

• Solicitudes de demo: nombre, correo de trabajo, empresa y el mensaje que escribas.
• Cuentas de la plataforma: nombre, correo, organización, rol y permisos, y los identificadores que asigna tu proveedor de identidad.
• Inicio de sesión con Microsoft: cuando entras con tu cuenta de Microsoft Entra ID, recibimos los datos básicos de perfil (nombre, correo e identificador) que autorizas en la pantalla de consentimiento de Microsoft.
• Documentos de Microsoft 365: si tu organización conecta OneDrive o SharePoint, Arnes accede a los documentos con los permisos delegados que tú o tu administrador conceden, y solo a lo que cada persona puede ver.
• Contenido que cargas: riesgos, controles, obligaciones, evaluaciones, adjuntos (PDF, Word, Excel, imágenes) y las conversaciones con el asistente.
• Bitácora: quién cambió qué, cuándo y cómo estaba antes, para auditoría y seguridad.
• Datos técnicos: dirección IP, navegador, fechas y páginas solicitadas, que registran nuestros proveedores de alojamiento para operar y proteger el servicio.

El sitio web no usa cookies de analítica ni de publicidad.

3. Para qué los usamos

• Responder a tu solicitud de demo y mantener la conversación comercial que inicies.
• Crear y administrar cuentas, autenticar usuarios y aplicar sus permisos.
• Prestar las funciones de la plataforma, incluido el asistente de IA, a petición del usuario.
• Mantener la bitácora, la seguridad y la continuidad del servicio, y prevenir abusos.
• Atender soporte, cumplir obligaciones legales y responder a requerimientos de autoridades competentes.

No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad.

4. El asistente de IA

Cuando pides algo al asistente, el contenido necesario para responder (tu instrucción, los documentos y registros relevantes que puedes ver) se envía a proveedores de modelos de IA que actúan como encargados de Arnes. El asistente propone cambios; nada se guarda hasta que una persona lo aprueba, y la aprobación queda en la bitácora.

5. Con quién los compartimos

Solo con encargados que necesitamos para prestar el servicio y bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad:

• Proveedores de infraestructura en la nube y de entrega de contenido.
• Microsoft, cuando usas el inicio de sesión de Microsoft o las integraciones con Microsoft 365.
• Proveedores de modelos de IA, para el asistente.
• Proveedores de correo y de soporte.

También podemos revelar datos cuando lo exija la ley o una autoridad competente. Si lo pides, te diremos qué encargados tratan tus datos.

6. Transferencias internacionales

Algunos de estos proveedores procesan datos fuera de Colombia, entre otros en Estados Unidos. En esos casos exigimos garantías de protección adecuadas, conforme a la regulación colombiana.

7. Cuánto tiempo los conservamos

Conservamos los datos mientras sean necesarios para la finalidad por la que se recogieron, mientras dure la relación con el cliente y durante los plazos que exija la ley. Las solicitudes de demo que no avancen se eliminan cuando dejan de ser útiles para responderte. Al terminar un contrato, el contenido del cliente se devuelve o se elimina según lo acordado.

8. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos: comunicaciones cifradas, control de acceso por permisos, aprobación humana de los cambios propuestos por la IA y una bitácora completa de actividad. Ningún sistema es infalible; si ocurre un incidente que afecte tus datos, te lo informaremos según la ley.

9. Tus derechos

Como titular de los datos puedes:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Solicitar prueba de la autorización que nos diste.
• Ser informado sobre el uso que les damos.
• Revocar la autorización o pedir la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber presentado tu solicitud ante nosotros.

Escríbenos al correo de contacto indicando tu nombre, el derecho que quieres ejercer y cómo responderte. Atendemos las consultas en un máximo de 10 días hábiles y los reclamos en un máximo de 15 días hábiles; si necesitamos más tiempo, te lo diremos antes de que venza el plazo, con los motivos. Si tus datos están en la plataforma porque los cargó una organización cliente, dirige tu solicitud a esa organización; te ayudaremos a tramitarla.

Para revocar el acceso de Arnes a tu cuenta de Microsoft, puedes retirar el consentimiento en la configuración de aplicaciones de tu cuenta de Microsoft o pedírselo a tu administrador.

10. Menores de edad

Arnes es un servicio para organizaciones y no está dirigido a menores de edad.

11. Cambios a esta declaración

Podemos actualizar esta declaración. Publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha y, si el cambio es sustancial, lo avisaremos a los clientes antes de que entre en vigor.

Contacto

Los datos de contacto del responsable se publicarán aquí.